Retrouver le fichier d'un client trois ans après tient à trois décisions prises le jour où le travail est livré : un nom de fichier qui commence par la date au format AAAA-MM-JJ, une arborescence par client puis par affaire, et une sauvegarde en trois copies sur deux supports dont un hors site. Sans ces trois règles, chercher un ancien gabarit de covering ou un fichier d'enseigne coûte une demi-journée et se termine souvent par une recréation facturée. Dans notre atelier de Villeneuve-Loubet, chaque affaire produite depuis 2014 est retrouvable, et c'est ce qui permet de refaire un véhicule identique quand un artisan renouvelle son fourgon.
Le scénario est toujours le même. Un plombier de Cagnes-sur-Mer change de fourgon en septembre, il veut exactement le même marquage que sur l'ancien. Il n'a plus le fichier, son graphiste a fermé, et le seul souvenir qui reste est une photo floue prise sur un parking. À partir de là, soit quelqu'un a archivé proprement, soit tout est à refaire.
Ce qui suit n'est pas une méthode d'informaticien. C'est une organisation d'atelier, applicable par une TPE de trois personnes, sans logiciel à acheter.
Pourquoi le nommage des fichiers décide de tout
Un dossier qui contient « logo final.ai », « logo final 2.ai », « logo FINAL vrai.ai » et « logo final v2 corrigé bis.ai » est un dossier perdu. Personne ne saura lequel a été imprimé, y compris celui qui les a créés.
La convention qui marche est simple et tient en une ligne : date, client, objet, version. Écrite ainsi, elle se trie toute seule par ordre chronologique dans l'explorateur, sans effort.
- 2025-03-14_DupontPlomberie_Kangoo_marquage_v3.ai : on sait quand, pour qui, sur quoi, et à quel stade.
- La date en premier, format AAAA-MM-JJ : c'est le seul format qui se trie correctement à l'écran.
- Pas d'accents, pas d'espaces, pas de caractères spéciaux : ils cassent les transferts et les liens sur certains systèmes.
- Un suffixe explicite pour l'état : _BATvalide, _PROD, _archive. Le fichier envoyé en production doit être identifiable sans l'ouvrir.
Une arborescence à deux niveaux, pas plus
La tentation est de créer des dossiers dans des dossiers dans des dossiers. Au bout de six mois, plus personne ne sait à quel étage ranger. Deux niveaux suffisent : un dossier par client, un sous-dossier par affaire, daté.
| Niveau | Contenu | Exemple |
|---|---|---|
| Client | Un dossier par entreprise, nom commercial complet | DupontPlomberie |
| Affaire | Date de commande + nature du travail | 2025-03_marquage-Kangoo |
| Contenu | Sources, fichiers de production, BAT validé, photos du rendu | 4 fichiers, pas 40 |
Ajoutez au niveau client un unique dossier « identite » qui contient le logo vectoriel, les codes couleurs et les polices utilisées. C'est ce dossier qu'on ouvre en premier à chaque nouvelle commande, et il évite de re-vectoriser un logo à chaque fois. Sur ce qu'il faut exiger d'un graphiste au moment de la livraison, voyez les fichiers à réclamer avec votre logo.
Que faut-il garder, et que peut-on jeter ?
Tout garder revient à ne rien retrouver. La sélection se fait au moment de la livraison, quand tout est encore frais, pas six mois plus tard.
On garde
- Le fichier source vectoriel, avec les polices vectorisées ou fournies à côté.
- Le PDF de production réellement envoyé en machine, celui qui a servi.
- Le BAT validé et signé par le client, avec sa date.
- Le gabarit du support : plan du véhicule, cotes de l'enseigne, dimensions du textile.
- Deux ou trois photos du résultat posé, qui servent de référence et de portfolio.
On jette
Les vingt versions intermédiaires, les exports d'aperçu en basse définition, les captures d'écran d'échanges, les fichiers de travail des essais abandonnés. Ils encombrent la recherche et ne serviront jamais.
- Nommage date + client + objet + version, date au format AAAA-MM-JJ.
- Deux niveaux de dossiers seulement : client, puis affaire datée.
- Sauvegarde 3-2-1 : trois copies, deux supports, une hors site.
- Conservation minimale conseillée : cinq ans après le dernier travail.
La sauvegarde : trois copies, sinon rien
Un disque dur tombe en panne sans prévenir. Un ordinateur portable se vole sur un chantier. Une inondation dans un local de zone d'activité emporte l'ordinateur et le disque externe posé à côté, le même jour. La règle 3-2-1 existe pour couvrir ces trois cas d'un seul coup.
- Copie 1 : le disque de travail, celui de tous les jours.
- Copie 2 : un disque externe ou un petit NAS au bureau, synchronisé automatiquement, pas à la main. Une sauvegarde manuelle est une sauvegarde qu'on oublie.
- Copie 3 : une sauvegarde en ligne, ou un disque emporté chez soi et alterné chaque semaine.
Le test qui compte n'est pas de vérifier que la sauvegarde tourne, mais de vérifier qu'on sait restaurer. Une fois par an, prenez un dossier au hasard datant de deux ans et essayez de le récupérer depuis la copie hors site. Si ça prend plus de dix minutes ou si le fichier est illisible, votre sauvegarde est décorative.
Combien de temps ça coûte, et combien ça rapporte
Appliquer cette organisation ajoute environ cinq minutes à la fin de chaque affaire : renommer, ranger, supprimer les brouillons. Sur une TPE qui traite dix affaires par mois, cela fait une heure par an de temps investi.
En face, une seule recherche ratée coûte une demi-journée. Et surtout, le client qui rappelle pour un deuxième véhicule ou un réassort de textile obtient une réponse en deux minutes au lieu d'un « on va voir ce qu'on peut faire ». Cette réactivité se transforme en commande beaucoup plus souvent qu'un rabais. Le sujet rejoint celui des devis automatisés en TPE et celui de la relance de devis : dans les trois cas, on gagne du temps en décidant une fois pour toutes d'une méthode, puis en s'y tenant.
Nous appliquons cette organisation à nos propres solutions internes, et c'est aussi ce qui nous permet de ressortir un gabarit de véhicule posé il y a plusieurs années sans refacturer la création. Si vous avez un ancien marquage à reproduire et plus aucun fichier, appelez le 09 82 24 66 07 avec la marque et le modèle du véhicule : dans bien des cas, l'archive existe déjà chez nous.
Questions fréquentes
Combien de temps faut-il conserver les fichiers de production d'un client ?
Il n'existe pas d'obligation légale sur les fichiers graphiques eux-mêmes, contrairement aux factures qui se conservent dix ans. En pratique, gardez les fichiers de production tant que le client est actif, et au moins cinq ans après le dernier travail. Un véhicule reste en flotte cinq à sept ans, une enseigne dix ans ou plus : le rappel arrive souvent bien après ce qu'on imagine.
Quelle est la règle de sauvegarde 3-2-1 ?
Trois copies de vos données, sur deux supports différents, dont une copie hors site. Concrètement pour un atelier : le disque de travail, un disque externe ou un NAS au bureau, et une sauvegarde en ligne. La copie hors site est celle qui vous sauve en cas de vol, d'incendie ou de dégât des eaux, trois scénarios qui font perdre les deux copies locales d'un coup.
Faut-il archiver le fichier source ou le fichier d'impression ?
Les deux, systématiquement. Le fichier d'impression, PDF aplati ou fichier de découpe, sert à refaire à l'identique sans réflexion. Le fichier source vectoriel, lui, sert à modifier : changer un numéro de téléphone, adapter à un autre gabarit de véhicule, décliner sur un textile. Sans source, toute modification repart de zéro et se refacture.
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